2015年5月アーカイブ

こんにちは!
公益法人・学会・業界団体を専門とする会計事務所、株式会社アダムズの堀井淳史です。

今回もマイナンバー制度の続きです。
安全管理措置の概要について説明したいと思います。

マイナンバー制度の導入に伴い、事業者は、特定個人情報等の漏えい、滅失または毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。まず、特定個人情報を安全に管理するために、その「範囲」として「誰が」「何を」「どのように」管理するかを明確にする必要があります。

まず、個人番号を取り扱う事務に従事する者(以下、「事務取扱担当者」)を明確にする必要があります。これは、個人単位でなくとも、所属や部署名等を指定し、その人員が事務取扱担当者であることを明確にすれば足ります。

次に、個人番号を取り扱い事務の範囲を明確にするとともに、特定個人情報等の範囲を明確にする必要があります。どのような個人情報をどのような場合に使用して良いか明確にするということです。

さらに、上記2点について取り扱い規程、マニュアル、手引き、引き継ぎ書等を策定する必要があります。取り扱い規程等には、特定個人情報の取得から廃棄までの段階ごとに、取扱方法、責任者および事務取扱担当者ならびにその職務等について定める必要があります。

最後に、上記の3点は義務ですが、義務でありませんが重要項目として基本方針の策定があります。基本方針としては、質問・苦情窓口等について定めたり、ホームページ等のプライバシーポリシーに特定個人情報等の取り扱いを加えるなどの対応が考えられます。

次回は、マイナンバー制度の続きで安全管理措置のうち、「組織的安全管理措置」について説明したいと思います。

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こんにちは!
公益法人・学会・業界団体を専門とする会計事務所、株式会社アダムズの堀井淳史です。

今回もマイナンバー制度の続きです。
公益法人・学会・業界団体などの事業者が、弊社のような会計事務所に業務を依頼することがあると思います。
特に最近は、規模の縮小等に伴い、事務局業務を丸投げすることも多々あります。

そんな中、マイナンバー制度が始まり個人番号を取り扱う業務を委託する場合の取り扱いが気になるところかと思います。

番号法では、個人番号関係事務の委託や再委託を認めています。
ただし、委託者は、受託者に対する監督義務が課せられています。適切な委託先を選択し、安全管理措置をさせるための契約をし、特定個人情報の取り扱い状況を把握しなければなりません。

契約内容としては、秘密保持義務、特定個人情報の持ち出し禁止・目的外使用の禁止、契約終了後の特定個人情報の返却・廃棄、従業員に対する監督・教育および契約内容の遵守状況について報告を求める規定等を盛り込む必要があります。

また、受託先が再委託をする場合には、委託者の許諾が必要となります。委託者は、再委託先に対しても間接的に監督義務を負います。これは、再々委託等、委託が繰り返される場合、最初の委託者の許諾が必要であり、委託者はすべての受託者の監督義務を負うことになります。

委託者の許諾を確認する方法については、制限は特段ありませんが、書面等により記録として残る形式が望ましいでしょう。

次回は、マイナンバー制度の続きで安全管理措置について記載したいと思います。


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こんにちは!
公益法人・学会・業界団体を専門とする会計事務所、株式会社アダムズの堀井淳史です。

公益法人は、ほぼ3月決算のため今が超繁忙期であり、ブログの更新もできずにいました。

そんなわけで久しぶりのブログです。

今回は、マイナンバー制度の続きです。
公益法人・学会・業界団体などの事業者が、個人から個人番号を取得する場合の注意点を記載したいと思います。

まず、個人番号の取得をして良い場合ですが、個人番号を提供する側である個人は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を提供してはいかないことになっており、また提供を受ける事業者も番号法で限定的に明記された場合を除き、個人番号の提供を求めてはいけないことになっています。
要は、必要な時以外は、安易に個人番号のやり取りをしてはいけないことになっています。

次に、個人番号の提供を求める時期ですが、原則として「個人番号事務が発生した時点」とされており、例外的に「個人番号関係事務の発生が予想できた時点」も可としています。

事務局の従業員等の給与の場合には、雇用契約の締結時点でマイナンバーを使用することが予測できるため、個人番号の提供を求めることができます。
また、「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」については、年中の支払金額合計額により提出する場合と提出しない場合があります。
当初の契約や計画で所定の金額を超え、支払調書の提出が必要とわかる場合には、「事務の発生が予想できた時点」として個人番号の提供を求めることができます。

なお、個人番号の取得について、「支払調書を提出しないことが明らか」でない場合には、取得しても問題ないとされています。もし、取得したが使用しなかった場合には、速やかに廃棄又は削除する必要があります。

また、支払調書の税務署提出義務のある金額に達しない場合であって支払調書を任氏で税務署に提出することは可能であるため、任意で提出することにすれば、個人番号を取得しても問題ないとされています。

この点について、ルール上は、上記のようになっていますが、実際の運営上、講師の方から上記の理由により個人番号を取得することができるのかは懸念があります。
当然に反発も想定されます。

最後に本人確認の注意点です。
個人番号の提供を受けた事業者は、本人確認を行わなければならないとされています。
本人確認方法としては、個人番号カードの提示があれば問題ありませんが、通知カードの場合は顔写真がないので、通知カードと合わせて運転免許証等の顔写真入りの身分証明書等で確認が必要となります。

公益法人や学会、業界団体などでは、講師や執筆料など、多くの個人に謝金という名目の支払が発生します。

そのため、マイナンバーの影響は大きいと想定されますので、早めの対応が必要と考えます。

次回は、マイナンバー制度の続きで委託の取り扱いについて記載したいと思います。


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