2015年6月アーカイブ

こんにちは!
公益法人・学会・業界団体を専門とする会計事務所、株式会社アダムズの堀井淳史です。

今回は、マイナンバー制度のうち、取得と同様に重要となる保管についての説明です。

マイナンバー制度では、取得と同様に番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を保管することはできません。

したがって、例えば以下のような場合には、特定個人情報を保管することが認められます。

従業員の個人番号:翌年度の源泉徴収事務に使用するため雇用期間中は特定個人情報の保管が可能です。

継続的な土地の賃貸借契約:翌年度以降の支払調書の作成に使用するため特定個人情報の保管が可能です。

所管法令により一定期間保存が義務付けられている書類等:保存期間中は、特定個人情報も一緒に保管することになりますが、保存期間を経過した場合には、と特定個人情報を保管しておく必要はなくなるため、原則として、特定個人情報が記載された書類等を出来るだけ速やかに廃棄する必要があります。もっとも、特定個人情報を復元できない程度に削除等したうえで他の情報を保管することは可能です。

次回は、マイナンバー制度の続きで「利用」について説明したいと思います。


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公益法人・学会・業界団体を専門とする会計事務所、株式会社アダムズの堀井淳史です。

マイナンバー制度(5)で組織的安全管理措置を説明しましたが、今回は、それ以外の安全管理措置についての説明です。

まずは、人的安全管理措置です。
人的安全管理措置は、事業者が特定個人情報等の取扱規程等に基づく適切な取扱いを周知・監督・教育することであり、周知の手法としては特定個人情報等についての秘密保持に関する事項を就業規則や雇用契約等に記載する、監督・教育の手法としては定期的な研修を行うことが想定されます。

次に、物理的安全管理措置です。
物理的安全管理措置は、事業者が情報漏えいを防止するために管理区域と取扱区域を明確にし、可能な限り隔離する措置であり、管理区域を専用の別室にしてICカードやナンバーキーなどを用いて入室管理を行うこと、取扱区域について別室を設ける、パーテーション等の設置、座席配置の考慮などが考えられます。

最後に技術的安全管理措置です。
これは、ネットを使用している事業者であれば、当然の話ですが、情報システムによるアクセス制御、アクセスできる情報の範囲の限定、ユーザーIDの設定とアクセス権限の付与、ファイアウォール等の設置、セキュリティ・ソフトウェアの導入、通信経路の暗号化、データの暗号化、パスワード保護などが想定されます。
現在のIT時代においては、当然設定されていることが大半かと思いますが、まだ未設定という事業者は、今回のマイナンバー制度の話を抜きにしても早急に対応した方が良い話かと思います。

次回は、マイナンバー制度の続きで「保管」について説明したいと思います。


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公益法人・学会・業界団体を専門とする会計事務所、株式会社アダムズの堀井淳史です。

ネットニュースのトップにマイナンバー法と個人情報保護法の改正案の審議を当面見送ることで合意したと出ており、この内容を多くの方が目にしたかと思います。

年金情報の流出問題を踏まえ、原因究明や不安解消を優先させるための措置です。

ここで、勘違いをされている方(実務家も含め)が多いようですので、注意ですが、審議が見送られたのは改正案の話です。
マイナンバー法と個人情報保護法は、そのままですので、マイナンバー制度そのものは予定どおり実施されます。
民主党は、延期を要望しているようですが、現時点において延期も予定されていません。

したがって、改正案の審議が見送られましたが、事業者は、引き続きマイナンバー対策が必要となります。

なお、今回、審議が見送られた改正案の主な内容は、マイナンバーを平成30年から金融機関の預金口座にも適用するものです。

所得、社会保障、預金を国が管理することが出来るようになれば、今まで色々な手口を使って税金や年金、保険を逃れてきた人から適切な徴収が可能となり、真面目に生きている人間にとっては、良い制度だと思います。

こういう時代ですので、情報の流出を完全に防ぐことは不可能です。
大切なのは、情報が流出したとしても被害を最小限に抑えるための仕組み作りです。

マイナンバー制度についてネガティブキャンペーンを行っている方々もいると思いますが、財政難の日本において真面目な若者に負担を軽減し、不当に負担を逃れている人間が少しでも減ることを、この制度に期待しています。

次回こそは、、「人的安全管理措置、物理的安全管理措置、技術的安全管理措置」について説明したいと思います。


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前回のブログで、次回は、マイナンバー制度の続きで安全管理措置のうち、「人的安全管理措置、物理的安全管理措置、技術的安全管理措置」について説明しますと記載したのですが、5月25日に国税庁がFAQを更新し、従業員や講演料等の支払先等から個人番号の提供を受けられない場合の対応を追加しましたので、先にこちらを説明したいと思います。

提供を受けられなかった場合についての取扱いについては、公益法人・学会・業界団体のお客様からよく質問を受ける事項です。

こちらについてFAQでは、以下の解説があります。
1.法定調書作成などに際し,個人番号の提供を受けられない場合でも,安易に個人番号を記載しないで書類を提出せず,個人番号の記載は,法律(国税通則法,所得税法等)で定められた義務であることを伝え,提供を求める。

2.それでもなお,提供を受けられない場合は,提供を求めた経過等を記録,保存するなどし,単なる義務違反でないことを明確にする。

今後、提供を受けられない場合、提供を求めた経過等を記録,保存で済ませた場合の不利益がどのようなものがあるか、実務上、気になるところです。

例えば、提供をしない者に対しては、税務調査が入りやすくなるなど、個人番号を提供しないことが不利益になるような何かがないと、この制度自体が形骸化してしまう可能性が懸念されます。

個人番号の提供を受けられない場合については、今後、実務でいろいろと問題が出てくる箇所と思われます。

これらについては、実務対応が分かり次第、随時情報を更新していきたいと思います。


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今回もマイナンバー制度の続きです。
今回は、安全管理措置のうち組織的安全管理措置についてです。

特定個人情報等の取り扱いにあたり、事業所は、組織的な体制を整備する必要があります。
すなわち、特定個人情報等を取り扱う部署およびその責任者の決め、責任の所在を明確にします。また、事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を明確にし、取扱いについて違反やその兆候がある場合には、責任者等に報告できる体制の整備も必要となります。

次に、取扱規程等に基づき運用されていることを確認するためにシステムログまたは利用実績等を記録しておかなければならないとされています。

さらに、情報漏えい等の事案の発生またはその兆候がある場合、適切・迅速に対応できる体制を整備しておかなければなりません。

最後に、特定個人情報等の取扱いに関する安全管理措置を定期的に評価し、必要に応じて見直し、改善に取り組まなければならないとされています。

最近は、税務署や税理士会等からマイナンバーに対する指導方法などがいろいろと公表されてきています。
具体的にどこまで実施すれば良いのかなどについても今後、更新していきたいと思います。

次回は、マイナンバー制度の続きで安全管理措置のうち、「人的安全管理措置、物理的安全管理措置、技術的安全管理措置」について説明したいと思います。

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